Το πρόβλημα δεν είναι το απόθεμα, είναι ο χρόνος
Ρωτήστε οποιονδήποτε δουλεύει με υλικά: το ερώτημα σπάνια είναι «έχουμε;». Σχεδόν πάντα είναι «πού είναι;». Πέντε λεπτά ψάξιμο, δέκα φορές τη μέρα, σημαίνει σχεδόν μία ώρα χαμένη καθημερινά, και συνήθως την ώρα που ο πελάτης περιμένει.
Ένα Excel με ποσότητες δεν λύνει αυτό. Σας λέει πόσα έχετε, αλλά δεν σας λέει σε ποιο ράφι, ποιος το πήρε τελευταίος και πού πήγε. Γι' αυτό η οργάνωση της αποθήκης ξεκινά από τον χώρο, όχι από τη λίστα.
1. Πρώτα ο χώρος, μετά τα προϊόντα
Πριν καταχωρήσετε το πρώτο υλικό, περιγράψτε τον χώρο σας: δωμάτια, και μέσα σε κάθε δωμάτιο ράφια. Ακούγεται προφανές, αλλά είναι το βήμα που παραλείπουν σχεδόν όλοι, και είναι αυτό που κάνει τη διαφορά.
Η Αποθήκη του Datelly δουλεύει σε δύο επίπεδα, δωμάτιο και ράφι, συν μια ελεύθερη σημείωση θέσης για τις εξαιρέσεις. Δεν χρειάζεται να είναι κάτι επιστημονικό. «Αποθήκη Β» και «Ράφι 3» είναι αρκετό, αρκεί όλοι στην επιχείρηση να λένε το ίδιο πράγμα με το ίδιο όνομα.
Μια πρακτική συμβουλή: ονομάστε τα ράφια με τη λογική που τα κοιτάζει ο εργαζόμενος, όχι με τη λογική του καταλόγου. Αν στέκεται μπροστά στο ράφι και βλέπει τρεις σειρές, τότε τρεις σειρές θέλετε, όχι κατηγορίες προϊόντων.
2. Δικός σας κωδικός, δικό σας barcode
Η συνηθισμένη παγίδα ακούγεται κάπως έτσι: «θα βάλουμε barcode όταν βρούμε σύστημα που διαβάζει τα barcode των προμηθευτών». Στην πράξη, τα μισά υλικά που έχετε δεν έχουν barcode. Μια βαφή σε βαζάκι, ένα ανταλλακτικό χύμα, ένα μελάνι που ξεσυσκευάστηκε.
Η λύση είναι να μην περιμένετε τον προμηθευτή. Δίνετε εσείς τον κωδικό, δικό σας ή εσωτερικό, και το σύστημα φτιάχνει το barcode πάνω σε αυτόν. Από τη στιγμή που θα το τυπώσετε και θα το κολλήσετε, αυτό είναι το barcode του προϊόντος για την επιχείρησή σας, και διαβάζεται κανονικά από κάθε scanner.
3. Η ετικέτα: τι αξίζει να γράφει
Οι περισσότεροι βάζουν όνομα και barcode και σταματούν εκεί. Είναι χαμένη ευκαιρία, γιατί το πιο χρήσιμο πράγμα πάνω σε μια ετικέτα είναι η θέση: δωμάτιο και ράφι.
Ο λόγος είναι απλός. Όταν κάποιος κρατάει το υλικό στο χέρι και έχει τελειώσει, η ετικέτα του λέει πού να το γυρίσει. Χωρίς αυτό, τα υλικά ταξιδεύουν και η οργάνωση διαλύεται μέσα σε δύο εβδομάδες. Με αυτό, η αποθήκη αυτοδιορθώνεται.
Βάλτε λοιπόν όνομα, κωδικό, θέση και barcode. Ποσότητα μόνο αν το υλικό έρχεται σε σταθερές συσκευασίες. Και διαλέξτε μέγεθος ετικέτας ανάλογα με το τι κολλάτε: μικρή για βαζάκια και μικροεξαρτήματα, μεγαλύτερη για κούτες και για ταμπελάκια στο ράφι.
4. Η σύνδεση με το ραντεβού
Εδώ χωρίζουν οι δρόμοι. Ένα σκέτο πρόγραμμα αποθήκης ξέρει τι έχετε. Δεν ξέρει όμως γιατί έφυγε.
Όταν η αποθήκη κάθεται μέσα στο ίδιο σύστημα με τα ραντεβού σας, κάθε υλικό που χρησιμοποιείτε καταγράφεται πάνω στη δουλειά: ποσότητα, σημείωση, ποιος εργαζόμενος, ποιος πελάτης. Την επόμενη φορά που θα έρθει ο ίδιος πελάτης δεν προσπαθείτε να θυμηθείτε τι είχατε βάλει. Το βλέπετε.
Σε ένα συνεργείο αυτό σημαίνει ότι ξέρετε ποιο ανταλλακτικό μπήκε σε ποια επισκευή και πότε. Σε ένα κομμωτήριο σημαίνει ότι η συνταγή της βαφής δεν ζει στο μυαλό της κομμώτριας.
Μια διευκρίνιση που αξίζει να γίνει: η αποθήκη δεν είναι λογιστήριο. Δεν εκδίδει παραστατικά, δεν κόβει αποδείξεις ή δελτία αποστολής και δεν στέλνει τίποτα στο myDATA. Η δουλειά της είναι η ιστορικότητα: τι έχετε, πού το έχετε και πού πήγε. Την τιμολόγηση την αναλαμβάνει χωριστά η ηλεκτρονική τιμολόγηση myDATA.
Και η αυτόματη μείωση αποθέματος είναι επιλογή σας. Αν τη θέλετε, το απόθεμα ενημερώνεται μόνο του με κάθε καταγραφή. Αν προτιμάτε να κρατάτε τον έλεγχο, οι ποσότητες αλλάζουν μόνο όταν το κάνετε εσείς.
5. Τι κοιτάτε μετά τον πρώτο μήνα
Ο πρώτος μήνας είναι καταχώρηση. Από τον δεύτερο αρχίζουν τα ενδιαφέροντα, γιατί πλέον έχετε ιστορικό.
Κοιτάξτε τρία πράγματα. Ποια υλικά κινούνται και ποια κάθονται μήνες στο ράφι, γιατί τα δεύτερα είναι δεσμευμένα χρήματα. Πόσο υλικό πηγαίνει ανά εργαζόμενο, όχι για έλεγχο αλλά για εκπαίδευση, καθώς οι διαφορές συνήθως κρύβουν τεχνική και όχι πρόθεση. Και τι υλικά πήγαν σε κάθε πελάτη, που είναι η πραγματική εικόνα του πόσο σας κοστίζει μια δουλειά.
Τα δύο πρώτα φαίνονται καλύτερα μαζί με τα Analytics, το τρίτο μαζί με το ψηφιακό πελατολόγιο.
Ξεκινήστε από τη λίστα που έχετε ήδη
Δεν χρειάζεται να καταχωρήσετε τίποτα από το μηδέν. Αν κρατάτε ήδη Excel, το ανεβάζετε και η αποθήκη γεμίζει σε ένα βήμα. Από εκεί και πέρα προσθέτετε θέσεις και τυπώνετε ετικέτες με τον ρυθμό σας, ράφι ράφι.
Η Αποθήκη είναι πλέον διαθέσιμη σε κάθε τύπο επιχείρησης, όχι μόνο στα συνεργεία, και περιλαμβάνεται στο ίδιο πλάνο χωρίς επιπλέον κόστος.