Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA)

Μέρη και Ισχύς

Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (η «Σύμβαση») συνάπτεται μεταξύ της επιχείρησης ή του επαγγελματία που διατηρεί λογαριασμό στο Datelly (ο «Υπεύθυνος Επεξεργασίας» ή «tenant») και του Datelly (Blockchainsoft, Αθήνα, Ελλάδα, ο «Εκτελών την Επεξεργασία»). Αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των Όρων Χρήσης και ισχύει αυτόματα από τη δημιουργία του λογαριασμού, χωρίς να απαιτείται ξεχωριστή υπογραφή. Σε περίπτωση σύγκρουσης με τους Όρους Χρήσης ως προς την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, υπερισχύει η παρούσα Σύμβαση.

Αν ο λογαριασμός περιλαμβάνει περισσότερα καταστήματα με διαφορετικό ΑΦΜ, κάθε νομική οντότητα είναι Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τα δεδομένα του δικού της καταστήματος και ο κάτοχος του λογαριασμού εγγυάται ότι την εκπροσωπεί νόμιμα για τους σκοπούς της παρούσας.

Αντικείμενο και Διάρκεια

Αντικείμενο της επεξεργασίας είναι η παροχή της πλατφόρμας Datelly: διαχείριση ραντεβού και πελατολογίου, online κρατήσεις, ειδοποιήσεις προς πελάτες (SMS, Viber, email, push), λίστα αναμονής, προγράμματα επιβράβευσης και παραπομπών, συνδρομές πελατών, ψηφιακές υπογραφές, αποθήκη, στατιστικά, καθώς και οι προαιρετικές λειτουργίες που ενεργοποιεί ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας (online πληρωμές, ηλεκτρονική τιμολόγηση myDATA, Ψηφιακό Πελατολόγιο ΑΑΔΕ, Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας ΕΡΓΑΝΗ, AI Ρεσεψιονίστ, εξωτερικά ραντεβού με υπολογισμό διαδρομής).

Η επεξεργασία διαρκεί για όσο διάστημα ο λογαριασμός είναι ενεργός και μέχρι την ολοκλήρωση της επιστροφής ή διαγραφής των δεδομένων σύμφωνα με την ενότητα «Επιστροφή ή Διαγραφή Δεδομένων στη Λήξη».

Φύση και Σκοπός της Επεξεργασίας

Η επεξεργασία περιλαμβάνει συλλογή, καταχώριση, αποθήκευση, οργάνωση, ανάγνωση, χρήση για την αποστολή ειδοποιήσεων, διαβίβαση σε δημόσιες αρχές κατόπιν εντολής του Υπευθύνου (ΑΑΔΕ, ΕΡΓΑΝΗ) και διαγραφή. Αποκλειστικός σκοπός είναι η παροχή της υπηρεσίας στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας. Το Datelly δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα των πελατών και εργαζομένων του Υπευθύνου για δικούς του σκοπούς, δεν τα συγκεντρώνει σε κοινή βάση με άλλες επιχειρήσεις, δεν τα προωθεί σε άλλες επιχειρήσεις και δεν τα χρησιμοποιεί για εκπαίδευση μοντέλων.

Κατηγορίες Δεδομένων και Υποκειμένων

Υποκείμενα των δεδομένων: οι πελάτες του Υπευθύνου (όσοι κλείνουν ή έχουν ραντεβού, συμπεριλαμβανομένων των καλούντων στον AI Ρεσεψιονίστ) και οι εργαζόμενοι ή συνεργάτες του Υπευθύνου που καταχωρούνται στην πλατφόρμα.

Κατηγορίες δεδομένων πελατών: ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email, ιστορικό και σημειώσεις ραντεβού, προτιμήσεις υπηρεσιών, υπόλοιπο tokens και επιβραβεύσεων, στοιχεία συνδρομών, ψηφιακή υπογραφή και απαντήσεις φορμών συγκατάθεσης, τεχνικά αναγνωριστικά για push ειδοποιήσεις και, όπου ο Υπεύθυνος ενεργοποιεί τις αντίστοιχες λειτουργίες, στοιχεία παραστατικών (ΑΦΜ, στοιχεία τιμολόγησης), στοιχεία Ψηφιακού Πελατολογίου (π.χ. αριθμός κυκλοφορίας οχήματος, ώρες εισόδου και εξόδου), διεύθυνση για εξωτερικά ραντεβού, ηχογράφηση και απομαγνητοφώνηση κλήσης. Τα στοιχεία κάρτας πληρωμής επεξεργάζεται αποκλειστικά η Stripe και δεν αποθηκεύονται στο Datelly.

Κατηγορίες δεδομένων εργαζομένων: ονοματεπώνυμο, στοιχεία επικοινωνίας, ωράρια και πρόγραμμα εργασίας, ανατεθειμένες υπηρεσίες και, όπου ενεργοποιείται η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, ΑΦΜ και δηλώσεις έναρξης και λήξης εργασίας προς το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.

Ο Υπεύθυνος δεν πρέπει να καταχωρεί ειδικές κατηγορίες δεδομένων (π.χ. δεδομένα υγείας) σε ελεύθερα πεδία σημειώσεων, εκτός αν έχει εξασφαλίσει ο ίδιος τη νόμιμη βάση και η καταχώριση είναι απαραίτητη για την υπηρεσία που παρέχει.

Επεξεργασία μόνο βάσει Τεκμηριωμένων Εντολών

Το Datelly επεξεργάζεται τα δεδομένα αποκλειστικά βάσει των τεκμηριωμένων εντολών του Υπευθύνου Επεξεργασίας. Ως εντολές νοούνται οι παρόντες όροι, οι ρυθμίσεις που ο Υπεύθυνος επιλέγει μέσα στην εφαρμογή (π.χ. ενεργοποίηση καναλιών ειδοποίησης, myDATA, Ψηφιακού Πελατολογίου, ΕΡΓΑΝΗ, AI Ρεσεψιονίστ, χρόνος διατήρησης ηχογραφήσεων) και οι έγγραφες οδηγίες που μας αποστέλλει στο support@datelly.gr. Εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση που η επεξεργασία επιβάλλεται από το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή το ελληνικό δίκαιο· στην περίπτωση αυτή το Datelly ενημερώνει τον Υπεύθυνο για τη σχετική νομική απαίτηση πριν από την επεξεργασία, εκτός αν η ενημέρωση αυτή απαγορεύεται από τον νόμο για σοβαρούς λόγους δημοσίου συμφέροντος.

Αν το Datelly κρίνει ότι μια εντολή παραβιάζει τον GDPR ή άλλη διάταξη για την προστασία δεδομένων, ενημερώνει αμέσως τον Υπεύθυνο.

Εμπιστευτικότητα Προσωπικού

Το Datelly διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα έχουν αναλάβει δέσμευση εμπιστευτικότητας ή τελούν υπό τη δέουσα κανονιστική υποχρέωση εμπιστευτικότητας, έχουν πρόσβαση μόνο στα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τα καθήκοντά τους και έχουν λάβει κατάλληλη ενημέρωση για την προστασία δεδομένων.

Μέτρα Ασφαλείας (Άρθρο 32)

Το Datelly εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση των δεδομένων και τους κινδύνους, ενδεικτικά:

• Κρυπτογράφηση των δεδομένων κατά τη μεταφορά (TLS) και κρυπτογραφημένη αποθήκευση ευαίσθητων στοιχείων, όπως ηχογραφήσεις και διαπιστευτήρια ενσωματώσεων.
• Ξεχωριστή βάση δεδομένων ανά επιχείρηση (λογικός διαχωρισμός tenants), ώστε τα δεδομένα μιας επιχείρησης να μην είναι προσβάσιμα από άλλη.
• Έλεγχος πρόσβασης με ρόλους και δικαιώματα για τους χρήστες του Υπευθύνου, επαλήθευση με κωδικό μίας χρήσης όπου απαιτείται, καταγραφή ενεργειών (logs).
• Φιλοξενία σε υποδομή εντός ΕΕ/ΕΟΧ, τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και διαδικασίες αποκατάστασης.
• Περιορισμένη πρόσβαση του προσωπικού του Datelly στα δεδομένα παραγωγής, μόνο για υποστήριξη ή συντήρηση και με καταγραφή.
• Ελάχιστη διατήρηση: τεχνικά αρχεία (ηχογραφήσεις, αρχεία διαβιβάσεων, αρχεία ειδοποιήσεων) διαγράφονται μετά από περιορισμένο διάστημα, όπως περιγράφεται στην Πολιτική Απορρήτου.

Ο Υπεύθυνος είναι υπεύθυνος για την ασφάλεια των δικών του διαπιστευτηρίων, για τα δικαιώματα που δίνει στους χρήστες του και για τις συσκευές από τις οποίες έχει πρόσβαση στην πλατφόρμα.

Υπεργολάβοι Επεξεργασίας (Sub-processors)

Ο Υπεύθυνος παρέχει γενική άδεια στο Datelly να χρησιμοποιεί υπεργολάβους επεξεργασίας για την παροχή της υπηρεσίας. Το Datelly δεσμεύει κάθε υπεργολάβο με έγγραφη σύμβαση που επιβάλλει τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων με την παρούσα και παραμένει πλήρως υπεύθυνο έναντι του Υπευθύνου για την εκπλήρωσή τους. Οι κατηγορίες υπεργολάβων που χρησιμοποιούνται σήμερα είναι:

• Πάροχος υποδομής cloud και φιλοξενίας εντός ΕΕ/ΕΟΧ: αποθήκευση και λειτουργία της πλατφόρμας και των αντιγράφων ασφαλείας.
• Πάροχος αποστολής SMS εντός ΕΟΧ: ειδοποιήσεις και κωδικοί επαλήθευσης προς πελάτες.
• Πάροχος μηνυμάτων Viber: ειδοποιήσεις ραντεβού μέσω Viber, όπου η επιχείρηση ενεργοποιεί το κανάλι.
• Πάροχος αποστολής email: επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις και ενημερώσεις προς πελάτες.
• Πάροχοι push ειδοποιήσεων (υπηρεσίες των πλατφορμών browser και κινητών): παράδοση push ειδοποιήσεων στις συσκευές των πελατών.
• Stripe: επεξεργασία online πληρωμών και προκαταβολών, μόνο όπου ενεργοποιούνται οι online πληρωμές (DPA και SCCs).
• Πάροχος χαρτών και δεδομένων κυκλοφορίας: υπολογισμός διαδρομής και χρόνου μετάβασης για την προειδοποίηση καθυστέρησης και τα εξωτερικά ραντεβού.
• Αδειοδοτημένος Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης: έκδοση και διαβίβαση παραστατικών στο myDATA για λογαριασμό της επιχείρησης, μόνο όπου ενεργοποιείται η λειτουργία.
• Πάροχοι τηλεφωνίας, αναγνώρισης και σύνθεσης ομιλίας και γλωσσικών μοντέλων: αποκλειστικά για την υπηρεσία AI Ρεσεψιονίστ, χωρίς εκπαίδευση μοντέλων με τα δεδομένα της επιχείρησης.
• Εργαλεία analytics του ιστοτόπου και των σελίδων κράτησης: συγκεντρωτικά στατιστικά χρήσης, με Consent Mode όπου απαιτείται.

Οι διαβιβάσεις προς ΑΑΔΕ (myDATA, Ψηφιακό Πελατολόγιο) και προς το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ δεν αποτελούν υπεργολαβία: γίνονται προς δημόσιες αρχές, στο όνομα του Υπευθύνου και βάσει δικής του νομικής υποχρέωσης, μόνο εφόσον ενεργοποιήσει τη λειτουργία.

Αλλαγές υπεργολάβων: Το Datelly ενημερώνει τον Υπεύθυνο τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου, με email στη διεύθυνση του λογαριασμού και με ενημέρωση της παρούσας σελίδας. Ο Υπεύθυνος μπορεί να αντιταχθεί εγγράφως εντός του διαστήματος αυτού για εύλογους λόγους που αφορούν την προστασία δεδομένων. Αν δεν βρεθεί λύση, ο Υπεύθυνος μπορεί να τερματίσει τον λογαριασμό πριν ενεργοποιηθεί η αλλαγή, με αναλογική επιστροφή τυχόν προπληρωμένου διαστήματος συνδρομής.

Διεθνείς Διαβιβάσεις

Τα δεδομένα αποθηκεύονται εντός ΕΕ/ΕΟΧ. Όπου ένας υπεργολάβος επεξεργάζεται δεδομένα εκτός ΕΟΧ (π.χ. πάροχοι πληρωμών, push ειδοποιήσεων ή γλωσσικών μοντέλων), η διαβίβαση γίνεται με κατάλληλες εγγυήσεις, όπως απόφαση επάρκειας ή Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs), και με ελαχιστοποίηση των δεδομένων που διαβιβάζονται.

Συνδρομή στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας

Αιτήματα υποκειμένων: Το Datelly παρέχει στην εφαρμογή τα εργαλεία ώστε ο Υπεύθυνος να απαντά ο ίδιος σε αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης (καρτέλα πελάτη, εξαγωγή, διαγραφή ή ανωνυμοποίηση). Αν ένα υποκείμενο απευθυνθεί απευθείας στο Datelly, το Datelly δεν απαντά επί της ουσίας αλλά προωθεί το αίτημα στον Υπεύθυνο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και τον συνδράμει με τις πληροφορίες που χρειάζεται.

Ασφάλεια, εκτίμηση αντικτύπου και διαβούλευση: Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις διαθέσιμες πληροφορίες, το Datelly συνδράμει τον Υπεύθυνο στην εκπλήρωση των υποχρεώσεών του κατά τα άρθρα 32 έως 36 GDPR (ασφάλεια, γνωστοποίηση παραβίασης, εκτίμηση αντικτύπου, προηγούμενη διαβούλευση με την Αρχή).

Ειδοποίηση Παραβίασης Δεδομένων

Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων που αφορά δεδομένα του Υπευθύνου, το Datelly ενημερώνει τον Υπεύθυνο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφότου την αντιληφθεί, στη διεύθυνση email του λογαριασμού. Η ενημέρωση περιλαμβάνει, στον βαθμό που είναι διαθέσιμα, τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό των υποκειμένων και των εγγραφών που επηρεάστηκαν, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που λήφθηκαν ή προτείνονται. Οι πληροφορίες μπορεί να παρέχονται σταδιακά, καθώς γίνονται διαθέσιμες, ώστε ο Υπεύθυνος να μπορεί να τηρήσει την προθεσμία των 72 ωρών για τη γνωστοποίηση στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και, όπου απαιτείται, να ενημερώσει τα υποκείμενα.

Αιτήματα Δημόσιων Αρχών

Αν λάβουμε αίτημα από δημόσια αρχή (π.χ. ΑΑΔΕ, δικαστική ή αστυνομική αρχή) για δεδομένα που αφορούν τον λογαριασμό σας ή τους πελάτες σας, θα ζητήσουμε πρώτα από την αρχή να απευθυνθεί σε εσάς ως Υπεύθυνο Επεξεργασίας. Αν η αρχή επιμείνει με νόμιμο και έγγραφο αίτημα, θα παρέχουμε μόνο τα δεδομένα που ζητούνται ρητά και είναι απολύτως απαραίτητα. Θα σας ενημερώνουμε πριν από κάθε διαβίβαση, εκτός αν αυτό απαγορεύεται από τον νόμο ή από την ίδια την αρχή.

Επιστροφή ή Διαγραφή Δεδομένων στη Λήξη

Με τη λήξη ή τον τερματισμό του λογαριασμού, μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σας για διάστημα 30 ημερών. Μετά, τα δεδομένα των πελατών σας διαγράφονται, εκτός όσων υποχρεούμαστε να διατηρήσουμε βάσει νόμου. Η εξαγωγή γίνεται από την εφαρμογή σε κοινά αναγνώσιμη μορφή (π.χ. CSV) ή κατόπιν αιτήματος στο support@datelly.gr. Δεδομένα που διατηρούνται βάσει νόμου (π.χ. εκδοθέντα παραστατικά, αρχεία διαβιβάσεων προς δημόσιες αρχές) φυλάσσονται μόνο για το διάστημα και τον σκοπό που ορίζει η σχετική νομοθεσία και δεν χρησιμοποιούνται για κανέναν άλλο σκοπό. Αντίγραφα ασφαλείας που περιέχουν τα διαγραμμένα δεδομένα αντικαθίστανται στον κανονικό κύκλο τους.

Δικαίωμα Ελέγχου

Το Datelly θέτει στη διάθεση του Υπευθύνου κάθε πληροφορία που είναι απαραίτητη για την απόδειξη της συμμόρφωσης με το άρθρο 28 GDPR. Ο έλεγχος ασκείται κατά κανόνα μέσω τεκμηρίωσης: κατόπιν εύλογου έγγραφου αιτήματος στο support@datelly.gr, το Datelly παρέχει περιγραφή των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων, τον κατάλογο κατηγοριών υπεργολάβων, απαντήσεις σε ερωτηματολόγιο ασφαλείας και τυχόν διαθέσιμες εκθέσεις ή πιστοποιήσεις τρίτων. Επιτόπιος έλεγχος μπορεί να ζητηθεί μόνο αν η τεκμηρίωση δεν επαρκεί ή αν τον απαιτεί η εποπτική αρχή, μία φορά ανά έτος κατ' ανώτατο όριο εκτός αν υπάρχει περιστατικό παραβίασης, με προειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημερών, σε εργάσιμες ώρες, με σεβασμό στην εμπιστευτικότητα των δεδομένων άλλων επιχειρήσεων και με το κόστος να βαρύνει τον Υπεύθυνο.

Ευθύνη και Τροποποιήσεις

Για την ευθύνη των μερών ισχύει η ενότητα «Περιορισμός Ευθύνης και Εγγυήσεων» των Όρων Χρήσης, στον βαθμό που το επιτρέπει ο GDPR. Το Datelly μπορεί να επικαιροποιεί την παρούσα Σύμβαση για λόγους νομικής συμμόρφωσης ή αλλαγών στην υπηρεσία· σε περίπτωση ουσιωδών αλλαγών ο Υπεύθυνος ενημερώνεται με email πριν τεθούν σε ισχύ. Η παρούσα διέπεται από το ελληνικό δίκαιο και αρμόδια είναι τα δικαστήρια της Αθήνας.

Επικοινωνία

Για κάθε θέμα που αφορά την παρούσα Σύμβαση, αιτήματα υποκειμένων, υπεργολάβους ή περιστατικά ασφαλείας:

• Email: support@datelly.gr
• Ιστοσελίδα: https://www.datelly.gr/
• Διεύθυνση: Αθήνα, Ελλάδα

Τελευταία ενημέρωση: 12 Οκτωβρίου 2026